太阳集团1088vip檔案管理辦法

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第一章  總則

第一條  為加強我院各類檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，更好地為教學、科研、管理工作服務，依據《中華人民共和國檔案法》、《高校檔案實體分類法》、《廣東省檔案管理規定》等法規，結合我院實際，制定本辦法。

第二條  學院檔案是指建院（含建院以前）以來，學院各部門和師生員工，在從事教學、科研、管理等各項工作活動中形成的，經過收集、整理，對學院和社會有利用價值的各種不同形式的曆史記錄，包括文字材料、圖紙、圖表、照片、光盤、錄像帶、模型、樣品、實物等。

第三條  學院檔案必須實行集中統一管理，确保檔案的完整、準确、系統和安全，便于開放利用。

第四條  學院檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一，是學院教學、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是維護學院曆史真實面貌的重要事業。檔案工作納入學院整體發展規劃，列入議事日程，加強管理。

 

第二章  文件材料的歸檔及要求

第五條  建立學院文件歸檔制度，檔案工作納入工作人員的職責範圍内，做到應歸檔的文件材料必須完整、準确、系統地歸檔保存。

第六條  學院各部門應做到各項工作與檔案工作實行同步管理，即布置、檢查、驗收、總結各項工作時，要同時布置、檢查、驗收、總結檔案工作。

第七條  學院實行各部門負責立卷制度。

第八條  各部門立卷時間，原則上要求：除教學檔案按學年度立卷外，其餘各類檔案均按年度立卷。每年三月為部門立卷歸檔月；每學年形成的教學文件材料應于次學年度第三個月（即11月份）完成立卷工作。

第九條  學院黨、政領導已閱批完畢的本院文件材料，由院辦清理、歸檔。各部門的相關材料由部門歸檔。

第十條  文件材料的歸檔範圍：學院教學、科研和管理等活動中形成的有保存價值的各種記錄，或外單位形成的與本院有關的報道、以及聲像等材料。具體分類如下：

（一）     黨群類

主要包括學院黨委、黨支部、學工部、工會、團委、學生會等部門的各種會議文件、會議記錄和紀要；工作計劃、彙報、總結、統計報表、獲獎等文件材料。

（二）     行政類

主要包括學院的規章制度、公文；學院簡介；辦公室形成的各種文件、會議記錄、紀要；學院工作計劃、總結；學校下發與學院相關的公文；學院大事記；協議和合同；人事管理材料；安全消防；總務後勤及物業管理等文件材料。

（三）     教學類

主要包括學院教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的文件材料。如教學管理制度、會議紀要、教學評估總結；本、碩、博點申報及建設、學科發展建設、名牌專業、精品課程、教改項目；招生工作材料、學籍冊、課表、教材、成績單、統計報表、教學指導委員會名冊、學科評議組委員會名冊、授予學位情況、畢業情況等資料。

（四）     科研類

主要是學院在科研管理和研究過程中形成的各種文件材料、教職工科研立項項目清單、結題情況；橫向項目立項情況；論文、項目、獲獎統計報表等材料。

（五）     基建類

主要包括學院各建築物曆次維修、裝修、改建的方案、圖紙、各建築物基本情況登記。

（六）     設備類

 主要包括學院設備管理工作規章制度、實驗中心和實驗室的設備情況、每年新增或報廢設備清單、統計報表等資料。

（七）     出版類

主要包括學院編輯出版的宣傳冊、雜志、簡報；；學工部的學生刊物；各研究所、中心出版的學術刊物等材料。

（八）     外事類

主要包括學院形成的各種涉外文件；會議記錄、紀要；工作計劃、總結；外事管理文件；留學生和交換生工作、相關統計報表。

（九）     财會類

主要包括學院财務活動形成的各種管理文件、會議記錄、紀要；預算編制表、會計報表、預算執行情況總結；工作計劃、總結；捐贈情況等材料。

（十）     聲像類

主要包括學院各種重要活動形成的或院外單位形成的與本院有關的、有保存價值的聲像載體材料，尤其是聲像載體的原件，具體範圍包括：照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。按載體形式結合時間分類。

（十一）        實物類

主要包括上級領導來學院視察、檢查、指導工作和境内外知名人士來學院參觀訪問的題詞、題字等手迹材料；境外、院内外的團體、個人和校友捐贈的紀念物品；院内各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品（獎狀、錦旗、獎杯等）；境外友好單位的榮譽證書，以及其他有保存價值的實物。按載體形式結合時間分類。

第十一條  歸檔要求

（一）     時間要求：每年3月31日之前歸檔（教學文檔在每年11月30日）。

（二）     質量要求：歸檔文件齊全、編制卷内目錄、将關聯性文件集中放置、按時間排序、用A4紙打印整理成冊。

（三）程序：各部門移交檔案，1、工作人員簽字後，經本部門負責人簽字。2、經辦人應與學院接收人共同清點。對重要的、機密以上的案卷，要逐頁清點，經查對無誤，方可辦理簽收手續。紙質檔案歸檔後，由工作人員在學院OA系統上對應欄目做電子檔案備份。

（四）個别案卷若立卷部門尚需經常查用，可複印一套在本部門使用。

第十二條  由學院與其他單位分工協作完成的科研項目，由主辦單位保存一整套檔案，協作單位保存與自己承擔任務有關的檔案正本。

第十三條  學院個人在其從事教學、科研和管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料（包括學院統一發放的會議記錄本），必須按統一的移交時間移交學院資料室，集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十四條  對調出及離、退休人員，在辦理調離或退休手續前，必須按要求完成本崗位歸檔文件的整理并做好工作交接。

 

第三章  學院檔案的管理

第十五條  學院各類檔案由學院統一在資料室管理，全體師生員工都有保護檔案的義務。

第十六條  按照便于保管、方便利用的原則，學院辦公室負責對學院檔案按規範進行分類、編号和排列。

第十七條  資料室按檔案室要求規範管理，要有防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫等設施；定期進行安全檢查；遇有特殊情況，應立即向學院主管領導報告，及時處理。

第十八條  檔案的鑒定與銷毀

（一）檔案鑒定工作由主管院領導、學院辦公室主任組成鑒定小組，負責對保密期限和保管期限已滿及已到開放期限的檔案進行鑒定，做出處理決定。

（二）需要銷毀的檔案，應建立銷毀檔案清單，報主管檔案工作的院領導批準後，方可銷毀。必要時應同時報學校檔案工作鑒定小組審核，各部門或個人不得随意銷毀任何檔案。

第十九條  學院各類檔案按其價值确定為永久、長期和短期三種。具體如下：

（一）永久：反映學院主要職能活動和基本曆史面貌，學院、學校和社會需要長遠利用的檔案，列為永久保管。主要包括三部分，一是本學院形成的重要文件材料；二是學校針對本學院下發的重要文件材料；三是學院學生學籍冊、成績冊。

（二）長期：在相當長時間内，學院需要查考利用的檔案，列為長期保管。主要包括學院産生形成的和學校有關部門下發的與本學院工作有關的比較重要的文件材料。保管期限為十六到五十年左右。

（三）短期：短期内本學院需要查考利用的檔案，列為短期保管，其保管期限為十五年（含十五年）以下。短期檔案由各部門保管，不需向學院資料室歸檔。

第二十條  檔案統計

學院辦公室負責在每年8月對檔案的歸檔、庫存量、檔案的利用等情況進行統計。

 

第四章  檔案的利用與開放

第二十一條  嚴格執行檔案利用登記制度，認真填寫利用登記表。

第二十二條  凡符合《檔案法》關于開放檔案的規定的檔案向全院開放。利用已開放檔案應遵循下列規定：

（一）檔案應在指定開放時間方可查閱。

（二）本學院師生員工因教學、科研等工作需查閱檔案，憑本人工作證、學生證、校園卡等有效證件申請查閱。

（三）利用者要求複印檔案（絕密文件絕對不能複印），由學院辦公室主任審核辦理。

（四）本院校友要求利用檔案，持學院辦公室或學生工作部介紹信，方可查閱。

（五）其他單位或人員查閱，須持有單位介紹信，在說明利用目的和範圍後，經學院審核批準，方可查閱。

第二十三條  檔案屬下列情況之一者，不予開放：

（一）涉及黨和國家秘密的；

（二）涉及專利或技術秘密的；

（三）涉及個人隐私的；

（四）檔案形成部門或個人規定限制利用的。

第二十四條  對于重要的、珍貴的檔案和資料，學院一般不提供原件使用。如特殊需要，須經學院辦公室主任或主管院領導批準。

 

第五章  考核、獎勵與批評、處罰

第二十五條  學院建立檢查、考核和評估制度，明确崗位職責。學院對在檔案資料管理工作做出成績的教職員工進行表彰和獎勵。

第二十六條  學院把檔案資料歸檔工作作為員工工作考核的指标之一。對于不能完成崗位資料歸檔工作的個人或部門，提出批評，相應年度不能評為優秀。